Ưu và nhược điểm khi sử dụng phần mềm Dự Toán Excel

Lập dự toán thông qua bảng tính Excel là phương pháp phổ biến nhất. Cho đến khi xuất hiện các phần mềm dự toán chạy hoàn toàn độc lập thì Excel vẫn là sự lựa chọn của nhiều người. Việc sử dụng excel trong công tác lập dự toán cũng thể hiện nhiều ưu và nhược điểm. Bài viết phân tích những khía cạnh này dựa trên cách nhìn chủ quan của tác giả và một phần sử dụng phép so sánh với 2 dạng sử dụng công cụ lập dự toán hiện nay, đó là: lập dự toán trên phần mềm được lập trình sẵn trên nền tảng VBA + kết hợp ngôn ngữ lập trình khác, lập dự toán bằng các phần mềm chạy độc lập với Ms Office sử dụng các ngôn ngữ lập trình C#, VB.NET, DELPHI ….

+ ƯU THẾ : Rất nhiều

Excel là công cụ rất mạnh : Phải khẳng định rằng Excel là công cụ vô cùng mạnh mẽ để tính toán, xử lý và trình bày các bảng tính. Chúng ta không cần tốn giấy mực để phân tích sâu về một sự thật hiển nhiên này. Hiện nay, công tác lập và quản lý chi phí thường xuyên phải xử lý các dữ liệu đơn giá, định mức và hoàn thành các bảng tính theo các yêu cầu nghiệp vụ đề ra. Excel hoàn toàn đáp ứng được. Quan điểm đứng trên vai người khổng lồ cũng đang được các phần mềm  dự toán excel tận dụng tốt.

Excel là phần mềm phổ biến : Microsoft Excel là một sản phẩm phần mềm thân thiện, phổ biến mà bất kỳ ai cũng phải học từ khi chập chững tham gia những khóa đào tạo về tin học cơ bản, nó đã được ứng dụng vào trong tất cả các lĩnh vực của cuộc sống. Bởi tính phổ biến này mà nhiều người cảm thấy “thích” sử dụng excel hoặc dùng các phần mềm dự toán lập trình trên nền excel.

Excel hỗ trợ tối đa việc trao đổi dữ liệu:Dùng excel dễ dàng và thuận tiện trong việc trao đổi file dự toán giữa các đơn vị với nhau. Tuy nhiên, hiện nay, các phần mềm dự toán được lập trình theo những nền tảng công nghệ mới như VB.NET , C# đều có tính năng xuất nhập dữ liệu thông qua excel rất thuận tiện. File dự toán excel được xuất ra đều link đầy đủ công thức, định dạng. Bởi vậy khía cạnh này không còn là ưu điểm của Excel trong  công tác lập dự toán.

Excel hỗ trợ người dùng thao tác, hiệu chỉnh bảng dự toán dễ dàng: Rõ ràng làm dự toán trên Excel thì người dùng gần như đáp ứng hết các yêu cầu đặt ra, có thể tự do thêm bớt, sửa xóa bảng biểu, công thức, số liệu theo ý muốn mà không cần phải chờ sự can thiệp từ nhà cung cấp khi sử dụng phần mềm dự toán chạy trên các nền tảng khác. Hiện nay, cũng rất nhiều người sử dụng cho rằng các phần mềm dự toán chưa đáp ứng được nhu cầu công việc của đơn vị nên chưa dám trang bị bản quyền mà vẫn phải lập thủ công trên Excel cho an toàn. Đây cũng là một lợi thế “sẵn có” của bảng tính Excel.

Excel không đòi hỏi người dùng phải trả “phí bản quyền” :Ở Việt Nam hầu hết đều xài Win và office lậu. Trừ trường hợp sử dụng các chương trình dự toán chạy trên nền excel thì mới phải trả phí bản quyền cho nhà phát triển.

Excel rất quen thuộc với người lập dự toán: Chúng ta cũng biết rằng, việc sử dụng excel/phần mềm dự toán excel xuất hiện từ rất lâu nên các bậc tiền bối trong ngành đã quá chuyên nghiệp và quen thuộc với việc lập dự toán thủ công trên bảng tính Excel. Đây cũng có thể xem là một lợi thế khi sử dụng Excel để lập dự toán.

Còn nhiều ưu điểm khác chưa kể được hết ….

Chính vì nhiều ưu điểm trên nên không ít nhà phát triển chương trình dự toán chọn Excel làm nền tảng phát triển thông qua các công cụ VBA, Macro…

+ NHƯỢC ĐIỂM : Không ít

Phải thao tác thành thạo Excel mới làm nhanh và chính xác được :Lập dự toán bằng Excel đòi hỏi người dùng phải thành thạo các lệnh trong Excel như SUMIF,  Sort and Filter, Vlookup, Pivot Table... Chỉ một thao tác không chuẩn thì dữ liệu nhập vào sẽ không tính toán được.  Đó là chưa kể đến tình huống xuất hiện một công tác bị bỏ sót, người lập sẽ phải chạy lại dự toán từ đầu, tính toán lại từ đầu, cân chỉnh từ đầu... Việc này chiếm rất nhiều thời gian, nhưng lại thường xuyên xảy ra khi sử dụng dự toán bằng Excel. Rõ ràng với những người mới vào nghề, những người còn non kém về kỹ năng sử dụng Excel sẽ gặp rất nhiều khó khăn và bất lợi. (Thiết nghĩ những chương trình dự toán thương mại nếu bắt người dùng phải thao tác xử lý thủ công quá nhiều thì mất đi tính năng thông minh và tự động ).

File dự toán xuất ra từ các phần mềm dự toán chạy trên nền excel dễ bị mấy anh phần mềm diệt virut “diệt nhầm” : Rất nhiều phần mềm diệt virut hiểu nhầm file dự toán có chứa virut macro nên “lỡ” ăn mất file. Rất may hiện nay các chương trình diệt virut cũng có “thông minh” hơn vì trước khi xóa thường hỏi ý kiến chủ nhân.

Dễ mất khả năng kiểm soát dữ liệu, độ chính xác của sản phẩm làm ra: Chính vì dễ dàng và tùy tiện chỉnh sửa số liệu, công thức trên excel nên đôi khi người sử dụng gặp phải những tình huống cũng dở khóc dở cười. Đặc điểm công việc lập dự toán, dự thầu thường gấp gáp về mặt thời gian, tiến độ. Giả sử bạn đang xử lý gấp hồ sơ dự toán với vài ngàn công việc nhưng đang bị rối thì cũng dễ phát hoảng lắm.

Đôi khi xảy ra trường hợp xung đột hệ thống (đối với trường hợp cài cùng lúc nhiều chương trình dự toán lập trình VBA) :  Lâu lâu vẫn thường nghe giang hồ đồn rằng cài dự toán A vào thì tự nhiên dự toán B chạy không có được. Vấn đề này các nhà phát triển phần mềm dự toán lập trình trên nền tảng Excel cần nghiêm túc ngồi lại xác minh sự việc và tìm hướng giải quyết kịp thời để đảm bảo quyền lợi cho khách hàng. Cũng không loại trừ trường hợp các đối thủ cố tình “chơi xỏ” nhau. :)

Còn vài nhược điểm khác không tiện nêu ra …

Qua một vài phân tích ngắn ở trên, có thể thấy rằng bên cạnh nhiều ưu điểm thì việc sử dụng bảng tính excel trong công tác lập dự toán cũng tồn tại nhiều nhược điểm cần được xem xét. Trước khi quyết định chọn mua phần mềm dự toán, người sử dụng cũng nên để ý một số vấn đề trên để có thể lựa chọn cho mình sản phẩm phù hợp nhất.

Tác giả : Nguyễn Tiến Toàn - CTSC